Datenschutzerklärung gemäß Europäischer Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle mit unserem Unternehmen in Verbindung stehenden natürlichen Personen als Mieter, Eigentümer, Kunden unserer angebotenen Leistungen, Lieferanten, Interessenten, Besucher und sonstigen Dritte, von denen wir personenbezogene Daten erhalten.
Die trend Hausverwaltung GmbH sowie die mit uns verbundenen Unternehmen nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Privatsphäre sind uns sehr wichtig und wir haben diesen in all unseren Geschäftsabläufen integriert. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und verwenden diese nur, wenn dies unbedingt erforderlich ist.
Gemäß Art. 12 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind wir verpflichtet, Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten zu informieren. Im Folgenden finden Sie daher unsere Datenschutzerklärung, welche Sie über die Einzelheiten der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten sowie über diesbezüglichen gesetzlichen Rechte informiert.
Vorab jedoch noch der Hinweis, dass wir uns vorbehalten, die Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft an sich verändernde Sachverhalte anzupassen, insbesondere im Fall der Nutzung neuer Technologien oder der Änderung der gesetzlichen Grundlagen und der diese ausfüllenden Rechtsprechungen.
1. Verantwortlicher?
Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die trend Hausverwaltung GmbH, Holbeinstr. 17 in 04229 Leipzig, Telefon 0341-3013240, Telefax 0341-3014418 bzw. E-Mail info@trend-hausverwaltung.de. Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter trend Hausverwaltung GmbH, Datenschutzbeauftragter, Holbeinstr. 17 in 04229 Leipzig, Telefon 0341-3013240 bzw. E-Mail Datenschutz@trend-hausverwaltung.de.
2. Was sind personenbezogene Daten?
Zu Ihren personenbezogenen Daten zählen u. a. Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummern, E-Mailadressen sowie ggf. weitere Ihrerseits übermittelte Kontaktdaten, Bonitätsauskünfte. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir aufgrund einer Kommunikationsaufnahme im Rahmen einer Geschäfts- oder Vertragsbeziehung oder -anbahnung bzw. aufgrund Ihrer sonstigen Kontaktaufnahme von Ihnen erhalten haben. Daneben verarbeiten wir – soweit im konkreten Fall für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z. Bsp. Meldebehörden, Verein Creditreform, Schufa, Grundbuchamt, öffentlich zugänglichen Quellen) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Soweit Sie unsere Web-Seiten sowie unsere Angebote im Internet nutzen, zählen zu Ihren personenbezogenen Daten daneben auch elektronische Merkmale, wie z. Bsp. die IP-Adresse oder der Verlauf der Ihrerseits besuchten Seiten.
3. Wann liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten vor?
Personenbezogene Daten werden verarbeitet, wenn mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten ausgeführte Vorgänge oder Vorgangsreihen statt- finden, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Art der Bereitstellung, der Abgleich, die Einschränkung, die Verknüpfung, das Löschen, das Sperren oder die Vernichtung.
4. Wann verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen ist wie folgt zu differenzieren:
a) Welche personenbezogenen Daten entstehen bei Nutzung unserer Web-Seiten?
Ihr Besuch unserer Web-Seiten wird protokolliert. Erfasst werden die aktuell von Ihrem Rechner verwendete IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und die von Ihnen betrachteten Seiten. Die gespeicherten Daten werden ausschließlich zu statistischen Zwecken ausgewertet und auf keinen Fall an Dritte weitergeleitet. Bei der Nutzung unserer Webseiten bleiben Sie anonym, solange Sie uns nicht von sich aus freiwillig personenbezogene Daten zur Verfügung stellen. Personenbezogene Daten werden nur dann erhoben, wenn dies für die Nutzung der auf den Webseiten angebotenen Leistungen, insbesondere für Formularangebote, erforderlich ist. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) der DSGVO.
Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten, die von Google gespeichert werden, in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) der DSGVO.
b) Welche personenbezogenen Daten werden bei Ihrer Kontaktaufnahme mit unserem Unternehmen verarbeitet?
Bei einer Kontaktaufnahme mit unserem Unternehmen, z. Bsp. telefonisch, postalisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Webseite, werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten von uns verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten. Insoweit ist die Angabe eines Namens bzw. eines Pseudonyms sowie einer validen Kommunikationsadresse erforderlich. Im Zeitpunkt der Absendung einer elektronischen Nachricht an uns werden darüber hinaus die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Registrierung verarbeitet. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) der DSGVO, bzw. Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) der DSGVO sofern die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages abzielt.
Die in diesem Zusammenhang erhobenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie werden lediglich für die Verarbeitung der Konversation verarbeitet. Daher löschen bzw. sperren wir alle angefallen Daten, nachdem die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung auf die Einhaltung der bestehenden gesetzlich zwingenden Aufbewahrungspflichten ein.
c) Wie erfolgt eine Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten im bestehenden Vertragsverhältnis?
Ein Vertragsverhältnis mit Ihnen besteht insbesondere dann, wenn Sie Mieter oder Pächter einer unsererseits betreuten Liegenschaft sind, für die wir aufgrund eines wirksamen Verwaltervertrages für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung beauftragt und bevollmächtigt sind oder wenn Sie Sondereigentümer eine Wohn- oder Teileigentumseinheit in einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind, zu deren WEG-Verwalterin wir wirksam bestellt sind oder wenn zwischen Ihnen und unserem Unternehmen ein sonstiges Vertragsverhältnis besteht.
Im bestehenden Vertragsverhältnis verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zur Durchführung des Vertrages erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) der DSGVO. Darüber hinaus erfolgt die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten, wenn ein Unterauftragnehmer oder Erfüllungsgehilfe, den wir ausschließlich im Rahmen der Erbringung der von Ihnen gewünschten bzw. angeforderten Leistungen einsetzen, diese Daten benötigt.
Derartige Hilfspersonen sind, soweit Ihnen nicht ausdrücklich etwas anderes mitgeteilt wird, nur insoweit zur Verarbeitung der Daten berechtigt, als dies zur Erbringung der beauftragten Leistungen (z. Bsp. zwecks Terminabstimmung mit Ihnen) notwendig ist. Darüber hinaus sind diese Hilfspersonen nicht berechtigt, Ihre Daten längerfristig oder dauerhaft aufzubewahren oder elektronisch zu speichern.
Eine darüberhinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an andere Personen, Unternehmen oder Stellen erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben in eine solche Weitergabe wirksam eingewilligt (Rechtsgrundlage bildet in diesem Fall Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO) oder wir sind aufgrund gesetzlicher Regelungen zur Weitergabe personenbezogener Daten verpflichtet.
d) Was passiert im Falle von Bewerberverfahren mit Ihren personenbezogenen Daten?
Schließlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten auch, wenn Sie sich für uns als Arbeitgeber interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die Daten, die für das Bewerberverfahren notwendig sind (z. Bsp. Name, Telefonnummer, E-Mailadresse) sowie Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dem Bewerbungsverfahren ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten lediglich dann aufgehoben, wenn Sie hierzu ausdrücklich zugestimmt haben (z. Bsp. für die Berücksichtigung im Rahmen eines späteren Bewerbungsverfahrens) oder wenn dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO.
5. Wozu verwenden wir personenbezogene Daten?
Wir erheben, verarbeiten und verwenden personenbezogene Daten auf der Grundlage und unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes:
- zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (z. Bsp. im Rahmen eines Miet- oder Dienstleistungsvertrages)
- im Rahmen der Interessenabwägung (z. Bsp. bei der Vertragsanbahnung)
- zur Beantwortung und Bearbeitung Ihrer Anfragen
- aufgrund Ihrer Einwilligung
- aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Hinsichtlich der personenbezogenen Daten weisen wir gemäß DSGVO der EU darauf hin, dass diese unter Beachtung der Regelungen der DSGVO gespeichert, verarbeitet und übertragen werden. Wir stehen dafür ein, dass Ihre Daten absolut vertraulich und ausschließlich zum Zwecke der internen Verarbeitung verwendet werden.
6. Wer bekommt Kenntnis Ihrer personenbezogenen Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens bekommen die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die aufgrund ihrer Tätigkeit diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (z. Bsp. aus bestehenden Verwaltungs- oder Hausmeisterdienstleistungsverträgen) bzw. aus hieraus resultierenden Pflichten ggü. Mietern (z. Bsp. aus bestehenden Miet- und Pachtverträgen) benötigen.
Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht an Dritte oder nur bei Erfordernis – etwa an beauftragte Handwerksbetriebe oder Wärmemessdienstunternehmen – und nur mit Ihrer gesonderter Zustimmung weitergegeben. Wir werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten streng vertraulich behandeln. Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung geben wir keine persönlichen Daten weiter, es sei denn, dass wir rechtlich hierzu verpflichtet sind oder dies zur unmittelbaren Erfüllung einer mit Ihnen bestehenden vertraglichen Beziehung unbedingt erforderlich ist. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung, etwa zum Zwecke der Werbung, erfolgt nicht.
7. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Dienstleistungen sowie für die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen, der Schlichtung von Streitfällen oder aufgrund gesetzlicher bzw. steuerlicher Nachweispflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die vertragliche Beziehung (z. Bsp. aufgrund eines Mietvertrages oder der Verwalterbestellung/-beauftragung) als langfristige Vertragsbeziehung angelegt ist. Nach Wegfall des Zweckes zur Datenerhebung und -verarbeitung werden diese gemäß den gesetzlichen Regelungen gelöscht bzw. gesperrt.
8. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre personenbezogenen Daten werden sowohl durch technische als auch organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um Risiken im Zusammenhang mit deren Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff sowie unberechtigter Weitergabe und Änderung auszuschließen. Hierzu nutzen wir Firewalls und Datenverschlüsselung, aber auch physische Zugangsbeschränkungen zu unseren Rechnern und Berechtigungskontrollen für den Datenzugriff. Wir weisen jedoch darauf hin, dass es bei der Übermittlung von Daten im Internet immer dazu kommen kann, dass Dritte Ihre Daten zur Kenntnis nehmen oder verfälschen. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur solche Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Tätigkeit für die Erfüllung ihrer Aufgaben den Zugriff auf Ihre Daten benötigen. Alle Mitarbeiter unseres Unternehmens sind zur Einhaltung des Datenschutzes gemäß DSGVO eingewiesen und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wir weisen jedoch darauf hin, dass es bei der Übermittlung von Daten im Internet immer dazu kommen kann, dass Dritte Ihre Daten zur Kenntnis nehmen oder verfälschen.
9. Welcher Anspruch besteht auf Auskunft und Löschung personenbezogener Daten?
Wir respektieren Ihr gesetzliches Recht auf Auskunft, Korrektur und Löschung oder Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir unternehmen außerdem Schritte, um sicherzustellen, dass die von uns erhobenen personenbezogenen Daten richtig und aktuell sind. Sie haben folgende Rechte, die Sie uns gegenüber geltend machen können:
- Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. (Recht auf Auskunft, gemäß Art. 15 DSGVO; Recht auf Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format („Datenübertragbarkeit“) sowie Recht auf Weiterübermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen, wenn die Voraussetzung des Art. 20 Absatz 1 Buchstaben a) u. b) DSGVO vorliegen, Art. 20 DSGVO)
- Wenn Ihre personenbezogenen Daten falsch oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, uns zur entsprechenden Berichtigung bzw. Vervollständigung aufzufordern. (Recht auf Berichtigung Art. 16 DSGVO)
- Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen, soweit dies nicht aufgrund gesetzlicher/vertraglicher Pflichten unbedingt erforderlich ist (Recht auf Widerspruch der Verarbeitung, Art. 21 DSGVO).
- Sie können uns außerdem auffordern Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder deren Nutzung einzuschränken. Dieses Recht wird durch geltendes Recht bestimmt und kann sich auf Ihren Zugang zu unseren Dienstleistungen auswirken (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO und Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO).
Ihre Rechte können Sie durch Mitteilung an die im Abschnitt Verantwortlicher genannten Kontaktadressen beziehungsweise gegenüber dem von uns benannten Datenschutzbeauftragten ausüben. Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die vorgenommene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
10. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Websites, Anwendungen und hierin angebotenen Leistungen der trend Hausverwaltung GmbH, in denen auf diese Datenschutzerklärung Bezug genommen wird, unabhängig davon, wie Sie diese Leistungen aufrufen oder verwenden, einschließlich des Zugriffs über Mobilgeräte. Diese Datenschutzerklärung gilt darüber hinaus auch im Zusammenhang mit unsererseits angebotenen und erbrachten Leistungen, auch soweit diese nicht durch Kontaktaufnahme auf elektronischem Weg zustande kommen bzw. gekommen sind. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für die Webseiten anderer Dienstanbieter, auf die wir lediglich durch einen Link verweisen. Sie gilt ausschließlich für die Nutzung der unmittelbar von unserem Unternehmen angebotenen Webseiten. Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieses Textes der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen, bleiben die übrigen Teile in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.
11. Copyrighthinweise
Jegliche unerlaubte Verwendung von Texten, grafischen Elementen, Bildern, Karten, Strukturen und/oder Daten der Internetseiten der trend Hausverwaltung GmbH ist nicht gestattet.
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